ID-bewijs in loonadministratie / personeelszaken
Iedereen moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek. Werkgevers dienen van het paspoort en ID-kaart bij nieuwe werknemers zowel de voorkant als de achterkant kopiëren. Op de achterkant staat het Burgerservicenummers (BSN). Voordat de werknemer in dienst komt, controleert u het originele identiteitsbewijs. U bewaart een kopie ervan in uw administratie. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoeft u geen nieuwe kopie te maken.
Waar moet u op letten bij het controleren van identiteitsbewijzen:
- De pasfoto: Komt deze overeen met de persoon die voor u staat
- Handtekening: Laat uw medewerker ter plekke een handtekening zetten ter controle
- Kenmerken: Kloppen de kenmerken zoals leeftijd en lengte?
- Nationaliteit
- Geldigheid van het document.
U moet de kopie bewaren in de salarisadministratie / personeelsdossier tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan